Ինչպես կայացնել որոշումներ Էյզենհաուերի մատրիցի միջոցով

Երբևէ պատահե՞լ է, որ մտաբերել եք ձեր բոլոր անելիքները և չեք հասկացել, թե ինչից սկսել։ Որքան շատ են մեր ուշադրությունը պահանջող առաջադրանքներն, այնքան ավելի դժվար է դառնում որևէ գործ սկսելը կամ ավարտին հասցնելը։ Անելիքների մեծ ցուցակը որոշ դեպքերում կարող է նույնիսկ «թմրեցնել» մեզ՝ խանգարելով ցանկացած բնույթի քայլեր ձեռնարկել։

Գործերի արդյունավետ կառավարման համար անհրաժեշտ կարևորագույն հմտություններից մեկը որոշումների կայացման հմտությունն է։ Բարեբախտաբար, գոյություն ունեն բազմաթիվ մոտեցումներ և գործիքներ, որոնք կարող են այդ հարցում օգտակար լինել։ Մեր այս նյութում կանդրադառնանք նման գործիքներից մեկին՝ Էնզենհաուերի մատրիցին։

Ի՞նչ է Էյզենհաուերի մատրիցը

Որոշումների կայացման այս գործիքը մշակված է ԱՄՆ նախագահ Դուայթ Էյզենհաուերի մոտեցումների հիման վրա։ Այն հատկապես օգտակար է, երբ մեր զբաղվածությունը չափազանց մեծ է, իսկ կատարված աշխատանքի արդյունքներն ու ազդեցությունը՝ ոչ շոշափելի։

Էյզենհաուերի մատրիցը որոշումների կայացման պարզ գործիք է, որն օգնում է առաջնահերթություն տալ անելիքներին՝ հենվելով հրատապության և կարևորության չափանիշների վրա։ Այն բաղկացած է չորս մասից կամ քառորդ մասերից, որոնք տեղակայված են երկու առանցքների վրա՝ կարևորության և հրատապության։

Մեթոդը կիրառելիս՝ մենք նախ գրի ենք առնում մեր բոլոր անելիքները, ապա յուրաքանչյուր անելիքի վերաբերյալ ինքներս մեզ տալիս ենք երկու հարց՝ «արդյո՞ք սա կարևոր է» և «արդյո՞ք սա շտապ է»։ Այնուհետև, կախված մեր պատասխաններից, դասավորում ենք անելիքները մատրիցի համապատասխան քառորդներում։ Քառորդը որոշում է, թե ինչպես պիտի վարվել տվյալ անելիքների հետ։

Էյզենհաուերի մատրիցի քառորդներն են․

• Քառորդ 1․ Կարևոր և շտապ,
• Քառորդ 2․ Կարևոր, բայց ոչ շտապ,
• Քառորդ 3․ Շտապ, բայց ոչ կարևոր,
• Քառորդ 4․ Ոչ շտապ, ոչ կարևոր։

Ինչպե՞ս տարբերել կարևորը հրատապից

Արդյունավետության ամենամեծ թակարդներից մեկն այն է, որ մենք չափազանց շատ ենք կենտրոնանում շտապ անելիքների վրա և անտեսում ենք կարևորները։ Արդյունքում մենք սկսում ենք աշխատել «արագ արձագանքման ռեժիմում»՝ շարունակաբար «մարելով հրդեհները» և արագ անցնելով հաջորդ հրատապ գործին։ Սակայն տարբերակելով հրատապն ու կարևորը՝ մենք կարող եք դուրս գալ այդ թակարդից և ավելի նախապատրաստված աշխատել:

Այն, ինչ կարևոր է, հազվադեպ է հրատապ, իսկ այն ինչ հրատապ է՝ հազվադեպ է կարևոր։
– Դուայթ Էյզենհաուեր

Էյզենհաուերի մատրիցի հիմքում ընկած է հենց կարևորի և հրատապի միջև տարբերությունների գիտակցումը։ Եկեք հստակեցնենք, թե տվյալ համատեքստում ինչով են իրարից տարբերվում այդ երկու չափանիշները։

• Կարևոր – Կարևոր անելիքները բխում են մեր արժեքներից կամ օգնում են հասնել մեր նպատակներին։ Հաճախ դրանք կենտրոնանում են տևական հեռանկարի վրա և չեն բերում անհապաղ արդյունքներ։ Այդ իսկ պատճառով սովորաբար դրանք անտեսվում են՝ հօգուտ մոտակա և ավելի շտապ անելիքների։
• Հրատապ – Շտապ անելիքներն ունեն ժամանակային սահմանափակումներ և պահանջում են անհապաղ ուշադրություն։ Երբեմն մենք այնքան ենք հետաձգում կարևոր անելիքները, մինչև դրանք դառնում են հրատապ՝ առաջացնելով սթրես և տագնապ, քանզի դրանք ավարտելու համար մենք սկսում ենք շտապողականություն ցուցաբերել։

Ինչպե՞ս վարվել անելիքների հետ

Էյզենհաուերի մատրիցի յուրաքանչյուր քառորդ համապատասխանում է առաջնահերթության որոշակի մակարդակի։ Անելիքների հրատապությունը և կարևորությունը պարզելուց դրանք անհրաժեշտ է տեղադրել մատրիցի համապատասխան քառորդներում, այնուհետև հետևել ներքոնշյալ քայլերին․

Քառորդ 1. Կատարել ամենից առաջ

Առաջին քառորդը մեր կարևոր և հրատապ անելիքներն են։ Ամենից առաջ պետք է կենտրոնանալ հենց այս անելիքներն ավարտին հասցնելու շուրջ։

Այս քառորդի առաջադրանքները լինում են երկու տեսակի՝ նրանք, որոնք չէիք նախատեսել և նրանք, որոնք կատարելիս տրվել էիք պրոկրաստինացիայի (ձգձգման)։ Անելիքների ցուցակը կազմելիս՝ մտածեք այն մասին, թե որ առաջադրանքներն եք թողնում վերջին րոպեին և ծրագրեք, թե ինչպես կարող եք խուսափել պրոկրաստինացիայից հետագայում։

Ապագայում սթրեսից խուսափելու համար ձեր ժամանակացույցում տեղ հատկացրեք նաև չնախատեսված անելիքներն ավարտելու համար, այսինքն՝ յուրաքանչյուր շաբաթ պլանավորեք որևէ ժամանակահատված, երբ պիտի կատարեք չնախատեսված կամ հանկարծակի առաջացած գործերը։ Սա նաև լրացուցիչ տարածք կտրամադրի՝ շտկելու համար այն գործերը, որոնց կատարման մեջ ետ եք ընկել։

Քառորդ 2. Որոշեք, թե երբ

Երկրորդ քառորդում այն անելիքներն են, որոնք կարևոր են, բայց ոչ շտապ։ Այլ կերպ ասած՝ դուք մի օր պիտի կատարեք դրանք, սակայն չկա կոնկրետ վերջնաժամկետ։

Այս անելիքներն օգնում են ձեզ հասնելու նպատակներին և ավարտելու կարևոր աշխատանքները, սակայն դրանք հաճախ անտեսվում են այն պատճառով, որ շտապ չեն։

Պրոկրաստինացիայից խուսափելու համար, որոշեք, թե կոնկրետ երբ եք կատարելու այս անելիքները։ Սահմանեք հստակ վերջնաժամկետներ դրանց համար և տեղ հատկացրեք ձեր ժամանակացույցում։ Համոզվեք, որ բավարար ժամանակ եք նախատեսել այս առաջադրանքներն ըստ պատշաճի կատարելու համար, ինչպես նաև պահեստային ժամանակ՝ չնախատեսված կարիքների համար։

Քառորդ 3. Հանձնարարեք

Երրորդ քառորդը շատերի մոտ է դժվարություններ առջացնում։ Սա շտապ, բայց անկարևոր անելիքների ցուցակն է։

Սովորաբար այս անելիքները խանգարում են մեզ մեր նպատակների ուղղությամբ շարժվելիս (կամ ստիպում կենտրոնանալ այլ մարդկանց նպատակների վրա)։ Այս քառորդի անելիքներն հաճախ գոյանում են այլ մարդկանց խնդրանքներից և պահանջներից։

Փորձեք նվազագույնի հասցնել այս քառորդի անլիքներին տրամադրվող ժամանակը։ Քաղաքավարի կերպով մերժեք կամ հանձնարարեք այս անելիքները մեկ ուրիշին։ Եթե դա հնարավոր չէ, ձեր ժամանակացույցում սահմանեք պարբերական հատված՝ այլոց խնդիրները լուծելու համար։

Քառորդ 4. Արեք ավելի ուշ կամ հրաժարվեք

Չորրորդ քառորդում ամենից ցածր առաջնահերթություն ունեցող անելիքներն են։ Դրանք ո՛չ կորևոր են, ո՛չ՝ հրատապ։

Վերջին հաշվով, այս քառորդում հայտնված ցանկացած անելիք պարզապես շեղող հանգամանք է և դրանց հետ վարվելու լավագույն եղանակը կատարումից առհասարակ հրաժարվելն է կամ անորոշ ժամանակով հետաձգելը։

Մի քանի խորհուրդ ևս

Ինչպես արդեն նկատեցիք, Էյզենհաուերի մատրիցից օգտվելը ենթադրում է նաև աշխատանքի պլանավորման գործիքի առկայություն (ժամանակացույց, օրագիր)։ Թե ինչպես կարելի է այն կազմել և վարել, կարող եք կարդալ մեր «Ինչպես կազմակերպել օրը ժամանակի հատման մեթոդով» հոդվածը՝ սեղմելով այստեղ։

Իսկ եթե դուք հետաձգում եք կարևոր գործերը ոչ այն պատճառով, որ դժվարանում եք որոշումների կայացման հարցում, ապա աչքի անցկացրեք նաև մեր «Ամեն ինչ պրոկրաստինացիայի մասին» էջը՝ սեղմելով այստեղ։

Այն դեպքերում, երբ գործերն անկատար թողնելը կամ ձգձգելը զգալի անհարմարություն է պատճառում կամ ծանր հետևանքներ կարող է ունենալ՝ առավել նպատակահարմար է մտավոր առողջության մասնագետի (հոգեբանի, հոգեթերապևտի) հետ խորհրդակցությունը։ Մասնագետը կարող է օգնել խնդրի պատճառների վերհանման և լուծման տարբերակների մշակման հարցում։

Անհրաժեշտ մասնագետի կարող եք գտնել նաև մեր «Մասնագետներ» բաժնում՝ սեղմելով այստեղ։ Հաշվի առեք, որ «Լավ ու Բարին» չի տրամադրում հոգեբանական ծառայություններ և չի ներկայացնում կայքում գրանցված մասնագետների շահերը։ Գրանցված մասնագետների ինքնությունը և անհրաժեշտ կրթության առկայությունը մեր կողմից նախապես ստուգվում է։